W dobie otwartych granic i postępującej globalizacji niejednokrotnie zachodzi potrzeba przedstawiania dokumentów urzędowych pochodzących z jednego państwa w innym państwie. Tego rodzaju dokumenty często stanowią jedyny dowód istnienia prawa lub mogą mieć niezwykle istotny wpływ na sytuacje prawną danego podmiotu.
Klauzula apostille – apostil
Dotyczy to zarówno dokumentów obecnych w życiu codziennym, takich jak akt urodzenia, akt zawarcia małżeństwa, akt zgonu, dyplom – jak również dokumentów obecnych w obrocie gospodarczym – takich jak wypisy z rejestrów urzędowych, wyroki sądowe, akty notarialne (patrz: Co może otrzymać apostille?).
Polskie dokumenty urzędowe przeznaczone do obrotu prawnego zagranicą wymagają urzędowego poświadczania, które może przybrać formę:
Apostille – gdy dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach będących stronami Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej w dniu 5 października 1961 r. w Hadze (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938 i 939);
Legalizacji – gdy dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach nie będących stronami Konwencji haskiej.
Analogiczna zasada obowiązuje również w drugą stronę: zagraniczne dokumenty urzędowe przeznaczonego do obrotu urzędowego w Polsce wymagają klauzuli apostille albo legalizacji.
Po przystąpieniu Polski do Konwencji haskiej jedyną czynnością wymaganą w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, jakim został on opatrzony, jest dołączenie apostille określonej w art. 4 Konwencji. Nie zwalnia to sądu z obowiązku badania, czy dokument opatrzony apostille spełnia, określone w prawie państwa, w którym dokument został sporządzony, wymagania dotyczące formy danej czynności prawnej (tak: odpowiedź Sądu Najwyższego na pytanie prawne w sprawie SN III CZP 21/07).
Można więc powiedzieć, że apostille bądź legalizacja nie stanowi o wiarygodności dokumentu, ale potwierdza jedynie autentyczność podpisu/pieczęci złożonych pod dokumentem.
Nie do każdego dokumentu można wydać od razu apostille. Często potrzebne jest również wcześniejsze uwierzytelnienie.
Przykładowe apostille
Dołączenie Apostille ani legalizacja nie są wymagane, jeżeli przepisy prawa krajowego albo dwustronna umowa między państwami zniosły obowiązek legalizacji lub zwolniły pewną grupę dokumentów z obowiązku legalizacji.
Publikacje na temat apostille i legalizacji dokumentów
- Co może otrzymać apostille?
- Apostille w obrocie gospodarczym
- Zasady wydawania apostille dyplomom
- Obowiązek uwierzytelnienia niektórych dokumentów
- Czy można wydać apostille kopii dokumentu?
- W jakich krajach i gdzie można otrzymać apostille?
- Legalizacja a apostille
Treść konwencji haskiej w różnych językach [PDF]