Według Konwencji haskiej („Konwencja”) apostille może otrzymać jedynie dokument urzędowy. Zgodnie z Konwencją do dokumentów takich zaliczają się:
- dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń,
- dokumenty administracyjne,
- akty notarialne,
- urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
Należy jednak zauważyć, że równocześnie konwencja przewiduje odstępstwa uznając, że nie ma ona zastosowania do:
- dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych,
- dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.
Wśród najczęstszych dokumentów w stosunku do których zachodzi konieczność legalizacji lub apostille można wskazać akty urodzenia, akty zawarcia małżeństwa, akty zgonu, dyplomy, wypisy z rejestrów, patenty, wyroki sądowe, akty notarialne.